Hệ thống bán vé cho các chư ơng trình summit (sự kiện) lớn
Câu chuyện hệ thống bán vé cho các sự kiện lớn bắt đầu từ một tin nhắn từ trợ lý của chị Linh Phan: Một case bán vé và tổ chức sự kiện trên Swapcard.
Và hành trình này bắt đầu từ sự kiện đầu tiên: Vietnam Solo Expert Summit 2024.
Cái khó trong lần này không phải là landing page hay hệ thống thanh toán tự động với team chị Linh hay cộng đồng Solo Expert. Cái khó trong sự kiện summit đầu tiên được tổ chức trên nền tảng tham dự summit là SWAPCARD.
Swapcard mạnh và chuyên nghiệp nhưng phát sinh ba vấn đề lớn với thị trường Việt Nam.
Vấn đề 1: Swapcard có thể thanh toán vé tham dự nhưng không support các hình thức thanh toán ở Việt Nam (Momo, chuyển khoản hay VNPay
Vấn đề 2: Tạo tài khoản, nhận email, đặt mật khẩu và đăng nhập Swapcard. Xử lý thủ công quy trình này cho vài ngàn người gần như không khả th
Ngoài ra, một vấn đề sẽ gặp khi chạy các sự kiện đăng ký mà có lượng đăng ký lớn là rủi ro website bị SẬP, sót dữ liệu (webhook, data) khi hệ thống lag khi có nhiều người vào cùng lúc,
Sự kiện đầu tiên bắt đầu là Vietnam Solo Expert Summit 2024
Landing page: https://trolylinhphan.wixsite.com/my-site-2
Quy mô: hơn 3.000 người tham dự
Để hệ thống vận hành ổn định nhất, team quyết định dùng Wix để làm landing page, dùng form để thu thông tin và hướng dẫn người tham gia thanh toán bằng chuyển khoản.
Sepay được dùng để lấy biến động số dư và Make.com được dùng để đối chiếu và cấp quyền vào Swapcard.
Quy trình cụ thể:
Người dùng đăng ký, chuyển khoản, Sepay báo giao dịch, Make.com dò đơn và sau khi khớp thì cấp quyền truy cập Swapcard.
Tất cả quy trình này thực hiện thông qua Make.com
Với sự kiện lần đầu và workflow mới như thế này, không thể tránh khỏi nhiều sai sót từ nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan.
Sau đó, tiếp tục các chương trình SUMMIT Lớn tương tự cũng dùng chung 1 workflow như thế này:
SOLO CREATORS SUMMIT 2025
SOLO CREATORS SUMMIT 2025 (SCS'25) Là sự kiện đầu tiên dành cho Creator người Việt trên toàn cầu có hơn 1500 người tham gia và hơn 30 diễn giả hàng đầu trong lĩnh vực chuyên môn.
Xem landing page: https://trolylinhphan.wixsite.com/scs-2025
PARENTING SUMMIT 2025
Với quy mô cũng tương tự, workflow được sử dụng gần như nhau. Chỉ khác là có cải tiến quy trình để ít trường hợp sai sót nhất. Mình thấy có 1 số điểm yếu và điểm tích cực.
ĐIỂM YẾU
Do dùng số điện thoại làm cú pháp thanh toán nên mỗi người đặt được 1 vé, 2 vé sẽ xảy ra trường hợp trùng vì trùng số điện thoại đơn hàng cũ ⇒ Dẫn đến sai sót khi cấp vé nếu 2 đơn cùng 1 thông tin nhưng loại vé khác nhau (nếu đặt dùm người thân)
Trong gói tin của Sepay từ các ngân hàng cung cấp, cú pháp chuyển khoản của mỗi ngân hàng có sự biến động khác nhau và có nhiều số trong thông tin nên Make.com nhầm lẫn là số điện thoại và dấn đến tra cứu đơn hàng không được hoặc không chính xác. Chuyện này giống như người đọc đang biết tiếng Anh mà người gửi thì gửi thư tiếng Việt qua nên thông tin bị sai.
Bổ sung thêm mã giảm giá phải dùng custom code qua Velo code trên Wix nên hơi thụ động khi tạo mã giảm giá mới. Sau này sử dụng CMS để quản lý mã giảm giá nhưng vẫn phải custom code.
ĐIỂM TÍCH CỰC
Wix chịu tải rất tốt với lượng truy cập lớn cùng truy cập và mua vé một lúc.
Quy trình này settup khi có sự kiện mới cũng nhanh do kế thừa từ sự kiện cũ
Suốt quá trình diễn ra sự kiện, các tình huống sai vé, tắt mã giảm giá hay đổi giá vé mới theo giai đoạn và lúc 12h00 là chuyện thường gặp. Từ đó, cả team sẽ có những thay đổi cho sự kiện tiếp theo
Sự kiện đổi qua quy trình mới tối ưu hơn SOLO VERSE 2026
Qua hơn 1 năm với 3 sự kiện lớn.
Kinh nghiệm và rào cản gặp phải cũng đủ để team web1trang “ngán” làm mấy việc này.
Thời điểm mình hoàn tất tích hợp thanh toán tự động hoàn toàn trên Wix cũng đã xong từ trước đó. Giải thích cho bạn dễ hiểu là bây giờ chỉ cần tích hợp thanh toán trực tiếp qua bên Wix kết hợp với Sepay luôn không cần phải qua Make.com. Điều này không chỉ giúp việc thanh toán chính xác hơn mà còn tối ưu được workflow cực xịn của Wix với hoạt động bán vé (Wix Event):
Mỗi vé bán là một đơn hàng với mã số riêng, cho phép đăng ký 1 lần 2-3-4-5… vé
Người dùng sẽ được cấp một QR code cho mỗi vé để checkin với sự kiện Offline
Có app để checkin riêng
Option giá vé, loại vé (Standar, VIP…)…. đầy đủ và tới thời gian đó tự bật lên hay không cho phép đặt mà admin không cần thao tác
Mã khuyến mãi đủ các option
Mỗi vé chỉ giới hạn thanh toán 15 hay 20 phút
Cái hay là quy trình thanh toán tự động trên Wix kích hoạt tất cả những gì xịn xò của Wix Event mà trước đây thanh toán thủ công sẽ không dùng được (Nên các lần trước không dùng). Tất cả vấn đề thanh toán, mapping đơn hàng Wix đã xử lý hết nên không cần phải xử lý lại.
Tìm hiểu quá trình phát triển của tự động hoá thanh toán trên Wix
Workflow trên Make.com chạy chính xác và hầu như không lỗi phát sinh khác nữa
Nếu không phải tổ chức qua Swapcard thì Wix Event hoàn toán đủ tất cả mọi thứ mà không cần dùng các nền tảng Automation khác hỗ trợ như Make.com
Từ sự kiện nhỏ 50 người hay 1000-2000 người thì Wix với gói rất cơ bản (Gói Core rẻ nhất $14/tháng có khuyến mãi là $7/tháng) đủ dùng và chịu tải tốt.
Setup một sự kiện trên Wix cũng nhanh, 10-30 phút là có thể hoàn thành. Nhưng với các sự kiện phải dùng landing page chuyên nghiệp thì phải tốn thời gian hơn nhưng đổi lại được một trải nghiệm chuyên nghiệp và hấp dẫn hơn.
Sau 4 sự kiện lớn và lần tái thiết toàn bộ quy trình, bài học lớn nhất mà team rút ra là: hệ thống chỉ thật sự ổn khi nó đủ đơn giản, dễ vận hành và không phụ thuộc quá nhiều vào xử lý thủ công.
Từ workflow cũ dựa trên chuyển khoản và đối chiếu bằng Make.com cho đến hệ thống thanh toán tự động qua Wix Event, từng bước đều giúp đội ngũ hiểu sâu hơn cách thiết kế một hệ thống bán vé an toàn, ổn định và khớp với thực tế của thị trường Việt Nam.
Hệ thống hiện tại đủ linh hoạt để áp dụng cho cả sự kiện nhỏ 50 người lẫn chương trình vài ngàn người đều có thể đảm nhiệm tốt.
Mỗi lần làm một chương trình mới mới, hệ thống lại tốt hơn chính nó của kỳ trước. Và đây chính là giá trị mà Web1trang muốn mang tới cho mọi khách hàng: Giải pháp thực sự hoạt động hiệu quả và tinh giản.
